Wojewoda Małopolski realizuje zadanie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w obszarze świadczeń rodzinnych i wychowawczych oraz rodzinnego kapitału opiekuńczego.

W sytuacji, gdy jedno z rodziców przebywa w kraju Unii Europejskiej, Islandii, Norwegii, Liechtensteinie, Szwajcarii oraz Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, a drugie pozostaje w Polsce, należy ustalić, który kraj jest właściwy w pierwszej kolejności do wypłacenia świadczeń.

Załatwienie sprawy rozpatrywanej w ramach koordynacji wymaga ustalenia:

1. charakteru pobytu zagranicznego,
2. ewentualnej aktywności zawodowej za granicą członka rodziny lub rodzica,
3. aktywności zawodowej wnioskodawcy w Polsce oraz miejsca zamieszkania dzieci.
   
   

Na podstawie tych informacji ustalamy pierwszeństwo kraju do wypłaty świadczeń rodzinnych: w większości wypadków decydujące znaczenie ma aktywność zawodowa członka rodziny (opłacanie składek społecznych) – jeśli jedno z rodziców pracuje (prowadzi działalność gospodarczą/pobiera świadczenie dla bezrobotnych/przebywa na urlopie macierzyńskim/rodzicielskim/wychowawczym itp.), drugie zaś nie – pierwszeństwo ma kraj zatrudnienia rodzica. Jeśli z kolei oboje rodzice pracują lub przeciwnie – obojga można uznać za nieaktywnych zawodowo – rozstrzygający jest kraj przebywania dzieci.

Ustalenie, czy w sprawie zachodzi koordynacja – oraz ustawodawstwo którego kraju ma zastosowanie na zasadzie pierwszeństwa – możliwe jest po skompletowaniu wyżej wskazanych informacji.

Po tym etapie rozpoczyna się postępowanie w zakresie zweryfikowania, czy strona spełnia przesłanki do uzyskania wnioskowanych świadczeń. Część realizowanych spraw, np. w zakresie zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami, wymaga zbadania sytuacji dochodowej rodziny. Ze względu na konieczność ustalenia w wielu przypadkach dochodu zagranicznego, konkretnych okresów zatrudnienia/przebywania na terenie innego państwa - są to często skomplikowane i złożone sprawy. W celu pozyskania danych niezbędnych do wydania rozstrzygnięcia nierzadko kontaktujemy się z odpowiednimi instytucjami zagranicznymi.

Począwszy od 1 stycznia 2022 roku postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego z programu Rodzina 500 plus prowadzi oraz świadczenie to wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w przypadku:
- wniosków złożonych od 1 stycznia 2022 roku na okres świadczeniowy 2021/2022, który trwał do 31 maja 2022 roku – jeżeli w sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
- wniosków na okres świadczeniowy 2022/2023, który rozpoczął się w dniu 1 czerwca 2022 roku oraz wniosków na okres świadczeniowy 2023/2024 (który rozpocznie się w dniu 1 czerwca 2023 roku, bez względu na ustalenia odnośnie koordynacji.

Z dniem 1 stycznia 2022 roku weszła w życie ustawa wprowadzająca nowe świadczenie dla rodziców dzieci w wieku od ukończonego 12. do 35. miesiąca życia – Rodzinny Kapitał Opiekuńczy. Postępowania w tym obszarze prowadzi oraz wypłatą świadczenia zajmuje się Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Natomiast zadaniem Wojewody jest ustalenie, czy i w jakim okresie w sprawie należy stosować przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, a także wyznaczenie ustawodawstwa mającego pierwszeństwo zgodnie z przepisami unijnymi.

Przypominamy, że od 1 stycznia 2022 r. wnioski o świadczenie wychowawcze oraz Rodzinny Kapitał Opiekuńczy możesz złożyć wyłącznie drogą elektroniczną. W zależności od daty złożenia wniosku, rodzaju świadczenia, którego dotyczy, okresu, na jaki został złożony oraz tego, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy unijnej koordynacji:
- sprawę prowadzi gminny organ właściwy, Wojewoda lub ZUS,
- świadczenie wypłaca organ gminy lub ZUS,
- ustalenia w zakresie koordynacji każdorazowo podejmuje Wojewoda.

Jeżeli ustalimy zastosowanie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organem właściwym do rozpatrzenia twojego wniosku będzie wojewoda:
- w zakresie świadczeń rodzinnych (m.in. zasiłek rodzinny oraz dodatki do zasiłku rodzinnego, świadczenie pielęgnacyjne, zasiłek pielęgnacyjny, świadczenie rodzicielskie),
- w zakresie świadczenia wychowawczego, dla wniosków złożonych na okres od 1 kwietnia 2016 roku do 31 maja 2022 roku. Świadczenia przyznane przez Wojewodę wypłaca Ośrodek Pomocy Społecznej lub Urząd Gminy/Miasta, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

W przypadku ustalenia, że w twojej sprawie zastosowanie z tytułu pierwszeństwa ma ustawodawstwo innego państwa, wojewoda przekaże wniosek do tego kraju wraz z informacją o podjętych ustaleniach. Gdy tylko będzie to możliwe ustalimy, czy możesz otrzymać tzw. dodatek dyferencyjny – różnicę pomiędzy wysokością świadczeń należnych na terenie Polski oraz kraju pierwszeństwa. Jeżeli ustalimy brak koordynacji – w przypadku świadczeń rodzinnych oraz wniosków o świadczenie wychowawcze złożonych do dnia 31 grudnia 2021 r. - zwrócimy twój wniosek do organu właściwego (wójta/burmistrza/prezydenta miasta), który wyda rozstrzygnięcie. W przypadku wniosków o świadczenie wychowawcze na okres 2021/2022 złożonych od 1 stycznia 2022 roku, po ustaleniu braku koordynacji – informacje w tym zakresie przekażemy do ZUS, który wyda stosowne rozstrzygnięcie.

W zakresie wniosków o Rodzinny Kapitał Opiekuńczy oraz świadczenie wychowawcze na okres 2022/2023 oraz 2023/2024 – zadaniem Wojewody jest m.in.:
- ustalenie, czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – oraz w jakich okresach,
- wskazanie kraju pierwszeństwa do wypłaty świadczeń,
- powiadamianie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o podjętych ustaleniach,
- wymiana informacji z zagranicznymi instytucjami właściwymi w ramach prowadzonych spraw.

Do Urzędu Wojewódzkiego trafiają sprawy z wniosków o świadczenia rodzinne/wychowawcze/rodzinny kapitał opiekuńczy i zapytania instytucji zagranicznych w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami wystarczające jest, aby jeden z rodziców – niezależnie od miejsca przebywania bądź aktywności zawodowej – złożył wniosek o ww. świadczenia. Po ustaleniu prawa do świadczeń na terenie Państwa, w którym został złożony wniosek – powinien być on przekazany do kraju właściwego w drugiej kolejności, tak abyście Państwo sumarycznie otrzymali najwyższą z możliwych przysługujących kwot świadczeń, wg poniższej procedury:

• a) W sytuacji złożenia wniosku poza granicami Polski przez rodzica tam przebywającego, gdy instytucja zagraniczna ustali swoje pierwszeństwo do wypłaty świadczenia, wydaje rozstrzygnięcie w sprawie danego wniosku, a następnie przekazuje wniosek do Polski celem rozpatrzenia w drugiej kolejności. Zanim jednak rozpozna wniosek, może zwrócić się do właściwej instytucji polskiej (Wojewody) na druku unijnym (z serii F) z zapytaniem o okoliczności istotne dla ustalenia prawa do świadczeń w swoim kraju (np. skład rodziny, uprawnienie do świadczeń na terenie Polski, potwierdzenie, że dziecko się uczy). Uprzejmie informujemy przy tym, iż wyłącznym organem właściwym do potwierdzania powyższych druków unijnych i odpowiedzi w tym zakresie dla mieszkańców województwa małopolskiego jest Wojewoda Małopolski. W przypadku ww. zapytań instytucji zagranicznych, odpowiadamy starając się maksymalnie korzystać z urzędowych baz danych, bez konieczności pozyskiwania dodatkowych, niezbędnych informacji. Gdy jest to niemożliwe, zwracamy się do organów właściwych w Państwa gminach o pomoc w ich pozyskaniu – w każdym przypadku pracownicy gminy są informowani, że prośba ta ma związek z formularzem przesłanym przez instytucję w państwie aktywności zawodowej/pobytu członka rodziny za granicą. Najważniejsze druki:
  
• b) W sytuacji złożenia wniosku poza granicami Polski przez rodzica tam przebywającego bądź zatrudnionego, gdy instytucja zagraniczna ustali pierwszeństwo Polski do wypłaty świadczenia – przekazuje ten wniosek do rozpoznania przez polską instytucję właściwą. Wniosek zagraniczny będzie rozpoznany w Polsce od dnia jego złożenia na terenie innego kraju do dnia bieżącego, tak jak wniosek złożony w Polsce. W związku z powyższym wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia wniosku na drukach polskich oraz zadeklarowania, o jakie świadczenia chce się ubiegać i na jakie okresy zasiłkowe.
  
  
• c) W sytuacji złożenia wniosku przez rodzica przebywającego w Polsce – postępujemy analogicznie. Wnioski o świadczenia rodzinne oraz wnioski o świadczenie wychowawcze złożone do końca 2021 roku w organie właściwym (w gminie zamieszkania wnioskodawcy), a od 1 stycznia 2022 r. wnioski dotyczące świadczenia wychowawczego oraz Rodzinnego Kapitału Opiekuńczego przyjmowane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych – w sytuacji pobytu zagranicznego/ aktywności zawodowej członka rodziny wnioskodawcy/ dziecka na terenie innego kraju – podlegają weryfikacji w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Wojewoda ustala okres zastosowania przepisów o koordynacji, pierwszeństwo właściwego ustawodawstwa – a w sprawach dotyczących wszystkich świadczeń rodzinnych oraz świadczeń wychowawczych realizowanych do końca maja 2022 r. również wydaje rozstrzygnięcie. Wniosek rozpatrzony z tytułu pierwszeństwa polskiego ustawodawstwa zostaje przekazany do kraju właściwego do wydania rozstrzygnięcia w drugiej kolejności – tak by zapewnić rodzinie szansę na otrzymywanie najwyższej możliwej przysługującej dla dziecka w danym okresie kwoty świadczeń przewidzianych przez ustawodawstwa obu krajów. W przypadku ustalenia pierwszeństwa kraju innego niż Polska – przekażemy wniosek do właściwej instytucji zagranicznej, przyznając równocześnie – gdy tylko jest to możliwe – kwotę należnego do wypłaty dodatku dyferencyjnego (tj. różnicy pomiędzy świadczeniami polskimi, a kwotą świadczeń przysługujących w kraju pierwszeństwa).
  
  

Wszystkie informacje dotyczące sposobu wypełnienia wniosków oraz potrzebnych dodatkowych dokumentów można uzyskać:
- w Ośrodku Pomocy Społecznej lub w Urzędzie Gminy/Miasta właściwym ze względu na miejsce zamieszkania – w zakresie świadczeń rodzinnych, a także wniosków o świadczenie wychowawcze złożonych do końca 2021 roku oraz świadczeń wypłacanych przez organ gminy w oparciu o wydane przez Wojewodę rozstrzygnięcie,
- w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych - w zakresie wniosków o świadczenie wychowawcze składanych od 1 stycznia 2022 roku oraz wniosków o Rodzinny Kapitał Opiekuńczy:

• w Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS w dni robocze (pn.–pt.) w godz. 7.00 –18.00 pod numerem telefonu 22 560 16 00 lub za pośrednictwem maila na adres:cot@zus.pl,
• we wszystkich placówkach ZUS,
• podczas e-wizyty w ZUS.

Pamiętaj, że kompletnie wypełnione wnioski są rozpatrywane sprawniej, bez dodatkowej korespondencji w sprawie.

Jak uzyskać informację o swojej sprawie, o swoim wniosku, zapytaniach instytucji zagranicznej - realizowanych w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego przez MUW w Krakowie?

Rekomendujemy kontakt z Urzędem przede wszystkim z wykorzystaniem bezpiecznych form komunikacji – elektronicznej (mail:wp@malopolska.uw.gov.pl , ePUAP: /ag9300lhke/skrytka), telefonicznej bądź tradycyjnej. W sprawach dotyczących koordynacji załatwienie sprawy nie wymaga osobistego stawiennictwa wnioskodawcy – wszelkich informacji i wyjaśnień udzielamy mailowo oraz telefonicznie. Dokumenty można przesłać w formie elektronicznej na adres mailowy urzędu bądź adres ePUAP lub złożyć je na Dzienniku Podawczym.

Jednocześnie, do Państwa dyspozycji pozostają:

1. Formularz kontaktowy na stronie www.muw.pl
Jeśli chcą Państwo sprawdzić stan sprawy dotyczącej ustalenia koordynacji, zachęcamy do wypełnienia naszego formularza kontaktowego na stronie www.muw.pl. Informacji udzielimy w oparciu o dane zawarte w systemie informatycznym.

Godziny obsługi wnioskodawców:

ODDZIAŁ DO SPRAW KOORDYNACJI ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH I WYCHOWAWCZYCH W KRAKOWIE
Plac Na Stawach 3, 30-107 Kraków

poniedziałek 14:00-17:00
wtorek-piątek 8:00-11:00

ODDZIAŁ DO SPRAW KOORDYNACJI ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH I WYCHOWAWCZYCH W NOWYM SĄCZU
ul. Jagiellońska 52, 33-300 Nowy Sącz

poniedziałek 14:00-17:00
wtorek-piątek 8:00-11:00

ODDZIAŁ DO SPRAW KOORDYNACJI ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH I WYCHOWAWCZYCH W TARNOWIE
al. Solidarności 5-9, 33-100 Tarnów

poniedziałek 14:00-17:00
wtorek-piątek 8:00-11:00